Ordnung für das Dienstleistungszentrum Digitalisierung, Organisationsentwicklung, Transformation und IT
der Evangelischen Kirche von Westfalen
(dot.it-O)

Die gemeinschaftliche, iterative Erarbeitung der Ordnung steht sinnbildlich für einen Neustart und die Zielrichtung des neuen Dienstleistungszentrums. Dazu bindet es pragmatisch wirksames Feedback in einen kontinuierlichen Lernprozess ein und strebt eine Vertrauenskultur mit allen Einrichtungen der EKvW und deren Mitarbeitenden an. Dementsprechend unterliegt diese Ordnung selbst weiteren Iterationen in dem sich zunehmend verändernden Umfeld innerhalb der EKvW. Der Auftrag bezieht sich auf die zentralen, übergreifenden und damit gemeinsamen Digitalisierungs- und Organisationsentwicklungsprozesse im Bereich der kirchlichen Verwaltung sowie den gemeinschaftlichen IT-Infrastrukturen. Handlungsleitend für die Arbeit des Dienstleistungszentrums soll der jeweils eigene Wertbeitrag im Sinne des kirchlichen Auftrags sein.

( 1 ) Das Dienstleistungszentrum Digitalisierung, Organisationsentwicklung, Transformation und IT der Evangelischen Kirche von Westfalen (Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW) ist eine Einrichtung der Evangelischen Kirche von Westfalen (EKvW), dessen Ordnung von der Kirchenleitung nach Artikel 156 Absatz 3 Kirchenordnung¹# geregelt wird.

( 2 ) 1 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW ist eine gemeinnützige Einrichtung und dient ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen und kirchlichen Zwecken im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. 2 Es ist selbstlos tätig und verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. 3 Mittel des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW dürfen nur für die in dieser Ordnung festgelegten Zwecke verwendet werden.

( 3 ) 1 Die Aufgaben des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW werden insbesondere durch diese Ordnung, die Dienstordnung für die Landeskirche – Landeskirchenamt sowie Ämter und Einrichtungen der EKvW, das IT-Gesetz EKvW, das Verwaltungsorganisationsgesetz und die Ausführungsverordnung zum VwOrgG geregelt. 2 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW übernimmt stellvertretend die darin festgelegten Aufgaben des Landeskirchenamtes in Bezug auf IT, IT-Sicherheit und Informationssicherheit.

( 4 ) Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW tritt unter diesem Namen nach innen und außen auf.

( 5 ) Die Kirchenleitung hat das Recht, Entscheidungen und Maßnahmen des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW zu überprüfen und nach Anhörung der Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW und des Kollegiums aufzuheben.

( 1 ) Der Auftrag des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW ist auf folgende zwei Bereiche gerichtet:

( 2 ) 1 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW folgt den in der IT-Strategie der EKvW festgehaltenen Zielen und berichtet der Kirchenleitung dazu jährlich. 2 Die IT-Strategie wird von der Kirchenleitung beschlossen, soll fortlaufend vom synodalen Netzwerk überprüft und beraten werden und wird vom Dienstleistungszentrum regelmäßig weiterentwickelt. 3 Die IT-Strategie wird als Anlage dieser Ordnung beigefügt und in angemessener Form zugänglich gemacht.

( 3 ) Das Dienstleistungszentrum verfolgt bei allen Zielen immer auch das Ziel der Nachhaltigkeit.

( 1 ) Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW initiiert und unterstützt, bündelt und leitet projektorientiert Prozesse der „dot“ in der EKvW und sorgt für eine angemessene Beteiligung ihrer Körperschaften.

( 2 ) 1 Den Auftrag „dot“ erfüllt das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW insbesondere mit der Wahrnehmung der folgenden Aufgaben:

( 1 ) Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW initiiert und unterstützt, bündelt und leitet projektorientiert Prozesse in der „it“ und sorgt für eine angemessene Beteiligung aller mitwirkenden Körperschaften.

( 2 ) Den Auftrag „it“ erfüllt das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW insbesondere mit der Wahrnehmung der folgenden Aufgaben:

( 3 ) 1 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW schließt im Rahmen von einheitlichen informationstechnischen Lösungen als gesetzlicher Vertreter der EKvW Vereinbarungen über die Auftragsdatenverarbeitung personenbezogener Daten mit der oder dem bzw. den Auftragsnehmenden für die beteiligten kirchlichen Einrichtungen ab. 2 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW kann als gesetzlicher Vertreter der EKvW über die Beschaffung von Hard- und Software entscheiden.

( 1 ) Die Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW nimmt auch die Rolle der Leitung für strategische Transformation wahr; sie kann gemäß Artikel 155 Kirchenordnung³# als Mitglied des Kollegiums berufen werden.

( 2 ) 1 Die Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW ist verantwortlich für die Durchführung der Aufgaben des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW im Rahmen dieser Ordnung und verantwortet die Arbeit gegenüber Kirchenleitung und Landessynode. 2 Sie übt unbeschadet der Zuständigkeit des Landeskirchenamtes die Dienst- und Fachaufsicht über die dem Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW zugeordneten Mitarbeitenden aus. 3 Sie ist zuständig für die Aufbau- und Ablauforganisation, die Planung und Bewirtschaftung der Abrechnungsobjekte im Haushalt der Landeskirche sowie für die Geschäftsführung, Personalführung und Organisationsentwicklung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW.

( 3 ) Die Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW vertritt unbeschadet der Zuständigkeiten von Kirchenleitung und Landeskirchenamt das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW nach außen, insbesondere in Bezug auf IT-Themen gegenüber der EKD, anderen Landeskirchen und kirchlichen Einrichtungen.

( 4 ) 1 Das synodale Netzwerk dot.it für Digitalisierung, Organisationsentwicklung, Transformation und Informationstechnologie in der EKvW wird auf Vorschlag der Kirchenleitung durch die Synode gebildet. 2 Die Leitung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW hat die Geschäftsführung des synodalen Netzwerkes dot.it inne.

( 5 ) Das synodale Netzwerk dot.it begleitet die Arbeit des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW fachlich und berücksichtigt dabei die Bedarfe der Körperschaften in der EKvW.

( 1 ) 1 Zur Beteiligung der kirchlichen Körperschaften und zur Sicherstellung der Erfüllung der Anforderungen an einheitliche Fachverfahren (zentrale IT-Lösungen) werden Fachgruppen durch das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW eingerichtet. 2 Das Votum der Fachgruppen fließt maßgeblich in die Entscheidungsfindung zu den zentralen IT-Lösungen ein.

( 2 ) 1 Fachgruppen werden vom jeweiligen Service-Owner des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW einberufen; ihr gehören fachkundige kreis- und landeskirchliche Vertretende an. 2 Die kreis- und landeskirchlichen Vertretenden werden im Benehmen mit dem Kreissynodalvorstand oder Verbandsvorstand bzw. dem Kollegium des LKA bestimmt.

( 3 ) Folgende Fachgruppen werden für das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW zunächst gebildet:

Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW, dessen Aufgabenwahrnehmung und diese Ordnung sind unter Zuziehung der entsprechenden Berichte der Rechnungsprüfung und gegebenenfalls der Berichte einer externen Revision im zweiten Jahr der Geltung erstmalig auf Grund eines Berichtes der Leitung durch die Kirchenleitung zu evaluieren.

( 1 ) 1 Das Dienstleistungszentrum dot.it der EKvW tritt als Nachfolgeeinrichtung der IT.EKvW in deren Rechte und Pflichten ein. 2 Das der IT.EKvW zugeordnete Vermögen geht unter Auflösung ohne Abwicklung zum Buchwert mit und zum Zeitpunkt der Errichtung des Dienstleistungszentrums dot.it der EKvW auf dieses über.

( 2 ) 1 Diese Ordnung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. 2 Sie wird im Kirchlichen Amtsblatt der Evangelischen Kirche von Westfalen veröffentlicht. 3 Gleichzeitig tritt die Ordnung für die IT.EKvW vom 15. Dezember 2022 (KABl. 2023 I Nr. 3 S. 3) außer Kraft.