Verordnung über Aufbewahrung und Kassation
von kirchlichen Unterlagen
(Aufbewahrungs- und Kassationsordnung – AKO)

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz³#, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz⁴# verwalten.

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.

( 2 ) 1 In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber noch befristet aufbewahrt werden müssen. 2 Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.

( 3 ) 1 Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz⁶# aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. 2 Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.

( 1 ) 1 Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. 2 Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. 3 Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.

( 2 ) 1 Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan oder in den in einzelnen gesetzlichen Bestimmungen festgelegten Fristen aufzubewahren. 2 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan⁷# ist Bestandteil dieser Ordnung, er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. 3 Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan⁸# nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.

( 3 ) 1 In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder eine von ihm beauftragte Person über die Aufbewahrung. 2 Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.

( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan⁹# zu vernichten (kassieren).

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan¹¹# kassiert werden.

( 2 ) 1 In einem Kassationsprotokoll ist dem Landeskirchlichen Archiv anzuzeigen, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet werden sollen. 2 Erfolgt innerhalb von vier Wochen kein Widerspruch durch das Landeskirchliche Archiv, gilt die Kassation als genehmigt.

( 3 ) 1 Die Entscheidung über Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. 2 Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.

( 4 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.

( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.

( 6 ) Das Landeskirchliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes auch dieser Stelle übertragen.

( 1 ) 1 Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. 2 Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein.

( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.

( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.

( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.

( 1 ) 1 Diese Verordnung tritt mit der Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt in Kraft. 2 Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.

( 2 ) Gleichzeitig tritt die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Schriftgut kirchlicher Körperschaften (Aufbewahrungs- und Kassationsordnung) vom 19. Dezember 1989 (KABl. 1990 S. 14) außer Kraft.