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Bezeichnung:

858.4

Stand/Datum des Downloads:

04.02.2023

Ordnung für die IT.EKvW

Vom 15. Dezember 2022

(KABl. 2023 I Nr. 3 S. 3)

1 Die Kirchenleitung regelt durch die nachfolgende Ordnung die Organisationsgestalt der IT.EKvW als besondere Einrichtung der Evangelischen Kirche von Westfalen. 2 Die mit dieser Ordnung auf die IT.EKvW übertragenen Kompetenzen übt diese im Auftrag der Kirchenleitung für die Evangelische Kirche von Westfalen aus. 3 Die Kirchenleitung hat das Recht, Entscheidungen und Maßnahmen der IT.EKvW zu überprüfen und ggf. aufzuheben.

§ 1
Auftrag und Ziele

( 1 ) 1 Die IT.EKvW wird als besondere Einrichtung der Evangelischen Kirche von Westfalen geführt, um unbeschadet der Funktion und Rolle der Verfassungsorgane der Evangelischen Kirche von Westfalen die Mitwirkung der kirchlichen Körperschaften an der Führung der IT.EKvW als gemeinsamer IT-Dienstleister konkret über die in dieser Ordnung geregelten Organe gestalten zu können. 2 Sie dient der gegliederten Gesamtorganisation Evangelische Kirche von Westfalen als gemeinsamer fachlicher Dienstleister. 3 Organisation, Finanzierung und Aufgaben der IT.EKvW werden durch diese Ordnung und deren Anlage (Regelung der Befugnisse), das Kirchengesetz über den Einsatz von Informationstechnologie (IT) in der kirchlichen Verwaltung (IT-Gesetz EKvW – ITG)[1] und das Verwaltungsorganisationsgesetz (VwOrgG)[2] geregelt. 4 Die IT.EKvW tritt unter dem Namen „IT.EKvW“ im Geschäfts- und Rechtsverkehr auf.

( 2 ) Die IT.EKvW hat folgende Ziele:

1. Standardisierung von IT-Lösungen für die gesamte Evangelische Kirche von Westfalen durch

aa)

Bereitstellung einheitlicher IT-Infrastruktur, grundlegende Anwendungen und Kommunikationsverfahren,

bb)

Ermöglichung einheitlicher Fachverfahren als Digitalisierungslösungen,

2. Gewährleistung und Weiterentwicklung anwenderorientierter, wirksamer, wirtschaftlicher und sicherer IT-Lösungen im Auftrag der kirchlichen Körperschaften,

3. Weiterentwicklung und Umsetzung der IT-Strategie,

4. fachliche und strategische Beratung der kirchenleitenden Organe in Fragen der IT-Entwicklung (IT-Lösungen, IT-Strategie der Evangelischen Kirche von Westfalen),

5. Gewährleistung struktureller Unabhängigkeit von Anbietern und Dienstleistern.

( 3 ) 1 Aus den Zielen ergeben sich insbesondere die Aufgaben Bereitstellung von IT-Lösungen im Front-End- und Back-End-Bereich, Gewährleistung eines Anforderungsmanagements, eines Projektmanagements, eines Helpdesks sowie eines Vorort-Supports. 2 Aufgaben können sowohl von der IT.EKvW selbst oder durch beauftragte Dritte wahrgenommen werden.

( 4 ) Bei der Bereitstellung von IT-Lösungen sind insbesondere die Themen der Kommunikation mit den Stakeholdern, eine möglichst flächendeckende Vereinheitlichung der Hard- und Software, die Förderung von Innovationen sowie die IT-Sicherheit und die Anforderungen des Datenschutzes zu beachten.

§ 2
Organe der IT.EKvW

( 1 ) Organe der IT.EKvW sind

1. die IT-Delegiertenversammlung,

2. der IT-Rat,

3. die Geschäftsleitung.

( 2 ) 1 Die Organe tagen regelmäßig in physischer Präsenz oder als Videokonferenz. 2 Sie können ausnahmsweise außerhalb von Sitzungen in Textform entscheiden, wenn mindestens zwei Drittel der Organmitglieder dem Umlaufverfahren zustimmen. 3 Die nähere Ausgestaltung der Arbeitsweise der Organe erfolgt durch diese Ordnung und kann ergänzend durch eigene Geschäftsordnungen erfolgen, die der Genehmigung durch das Landeskirchenamt bedürfen.

( 3 ) 1 Die Mitglieder aller Organe sind zur Verschwiegenheit über alle vertraulichen Angelegenheiten sowie über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der IT.EKvW verpflichtet. 2 Die Pflicht besteht für die Mitglieder auch nach ihrem Ausscheiden aus den Organen der IT.EKvW fort. 3 Sie gilt nicht gegenüber den Organen der Landeskirche und der Kirchenkreise.

§ 3
Zusammensetzung der IT-Delegiertenversammlung

( 1 ) Die IT-Delegiertenversammlung besteht aus den Delegierten der kirchlichen Körperschaften.

( 2 ) 1 Jeder Kirchenkreis, jeder Kirchenkreisverband und die Landeskirche entsenden Delegierte mit Stimmrecht. 2 Die Kirchenkreise haben mindestens eine Stimme, die sie inklusive der ihnen zugehörigen Körperschaften (Kirchengemeinden und Verbände) nutzen. 3 Darüber hinaus erhält jeder Kirchenkreis ab 500 Userinnen und Usern für jeweils weitere volle 500 Userinnen und User eine weitere Stimme. 4 Die Landeskirche hat mindestens eine Stimme und erhält ab 500 Userinnen und Usern für jeweils weitere volle 500 Userinnen und User eine weitere Stimme. 5 Sie entsendet durch die Kirchenleitung zusätzlich zwei berufene Delegierte mit Stimmrecht. 6 Die Kirchenkreisverbände, die Kreiskirchenämter als gemeinsame Einrichtungen mehrerer Kirchenkreise vorhalten, haben jeweils eine Stimme. 7 Für die Berechnung der Userzahl wird die Anzahl der jeweiligen persönlichen Outlookpostfächer zugrunde gelegt.

( 3 ) 1 Die Körperschaften können nicht mehr Delegierte als Stimmen entsenden; es steht ihnen frei, einer Person mehrere Stimmen zu übertragen. 2 Jede Körperschaft kann ihre Stimmen auch einer anderen entsandten Person übertragen. 3 Der Mitgliederbestand der IT-Delegiertenversammlung wird für die Dauer einer Synodalperiode durch Zählung der Stimmen festgestellt.

( 4 ) 1 Die Delegierten werden für die Dauer einer Synodalperiode entsandt und bleiben bis zur Entsendung ihrer Nachfolger und Nachfolgerinnen im Amt. 2 Die Körperschaften können für den Vertretungsfall Ersatzpersonen durch Beschluss der Kreissynodalvorstände bzw. der Kirchenleitung bestimmen.

( 5 ) Die IT-Delegiertenversammlung kann zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Aufgaben Fach- und Projektausschüsse einrichten, deren Auftrag, Dauer und Arbeitsformat sie bestimmt.

§ 4
Arbeitsweise der IT-Delegiertenversammlung

( 1 ) 1 Die IT-Delegiertenversammlung wird durch eine Vorsitzende oder einen Vorsitzenden sowie zwei Stellvertretende (Präsidium) geleitet, die aus ihrer Mitte für die Dauer einer Synodalperiode gewählt werden. 2 Sie bleiben nach Ablauf der Amtszeit bis zur Einführung des neu gewählten Präsidiums im Amt.

( 2 ) 1 Die Sitzungen der IT-Delegiertenversammlung finden nach Bedarf, mindestens aber einmal jährlich statt. 2 Die Tagesordnung wird im Benehmen mit der oder dem Vorsitzenden der Geschäftsleitung aufgestellt. 3 Die Einladung mit den wesentlichen Unterlagen soll zwei Wochen vor dem Sitzungstermin versandt werden. 4 Eine Sitzung muss einberufen werden, wenn dies mit wenigstens einem Drittel der Stimmen der Delegiertenversammlung, vom Kollegium des Landeskirchenamtes oder der Kirchenleitung unter Angabe der Gründe beantragt wird.

( 3 ) Die IT-Delegiertenversammlung ist beschlussfähig, wenn auf ordnungsgemäße Einladung mehr als die Hälfte der stimmberechtigen Delegierten erscheinen.

( 4 ) 1 Bei Beschlüssen entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. 2 Ungültige Stimmen und Stimmenthaltungen werden hierbei nicht mitgerechnet. 3 Bei Stimmengleichheit ist ein Beschluss nicht zustande gekommen.

( 5 ) Die IT-Delegiertenversammlung kann ausnahmsweise außerhalb von Sitzungen in Textform abstimmen, wenn mehr als zwei Drittel der stimmberechtigten Delegierten dem Umlaufverfahren zustimmen.

( 6 ) 1 Die IT-Geschäftsleitung sowie Mitglieder des IT-Rates werden, sofern sie nicht gleichzeitig Delegierte der IT-Delegiertenversammlung sind, in beratender Funktion in der Regel zu den Sitzungen der IT-Delegiertenversammlung eingeladen. 2 Weitere sach- und fachkundige Personen können durch die IT-Delegiertenversammlung hinzugezogen werden.

§ 5
Zuständigkeit der IT-Delegiertenversammlung

( 1 ) 1 Die IT-Delegiertenversammlung ist zuständig für

1. die Regelung ihrer eigenen Angelegenheiten (Vorsitz, Arbeitsweise usw.),

2. den Haushaltsplan inklusive des ordentlichen Investitionshaushalts und der Stellenübersicht,

3. die Abnahme der Jahresrechnung und Feststellung des Jahresabschlusses sowie die Erteilung der Entlastung des Vorstandes,

4. die Revisionsprozesse zur Sicherung der Struktur, des Prozesses und der Ergebnisqualität,

5. Vorschläge zur Änderungen dieser Ordnung,

6. Vorschläge zur Weiterentwicklung der IT-Strategie der Evangelischen Kirche von Westfalen nach Vorberatung im IT-Rat,

7. Richtlinien für die IT.EKvW zur Umsetzung der IT-Strategie inklusive Ombudssystem für das Beschwerdemanagement,

8. die Umlage und Entgelte der beteiligten Körperschaften,

9. – in den vom ITG[3] vorgesehenen Fällen – den Vorschlag zur Festlegung der Bereiche, in denen einheitliche IT-Lösungen gemäß ITG eingesetzt werden,

10. den Erlass einer Richtlinie für die Einführung von einheitlichen IT-Lösungen gemäß ITG[4] sowie von Richtlinien für die Freigabe von sonstiger Hard- und Software und IT-bezogener Dienstleistungen in der Evangelischen Kirche von Westfalen.

2 Beschlüsse der IT-Delegiertenversammlung zu den Punkten b und h bedürfen der Bestätigung durch die Landessynode.

( 2 ) Veränderungen der Zuständigkeit der IT-Delegiertenversammlung setzen eine Änderung dieser Ordnung voraus.

§ 6
Zusammensetzung des IT-Rates

( 1 ) 1 Der IT-Rat besteht aus zwölf Mitgliedern. 2 Der Vorsitz der Delegiertenversammlung und seine Stellvertretungen sowie die oder der nach Geschäftsverteilungsplan des Landeskirchenamtes zuständige Dezernentin oder Dezernent (IT-Dezernentin/IT-Dezernent) sind geborene Mitglieder. 3 Sechs weitere Mitglieder werden von der IT-Delegiertenversammlung aus deren Mitte bestimmt. 4 Zwei ergänzende Mitglieder werden durch die Kirchenleitung benannt.

( 2 ) 1 Der IT-Rat wird nach der Neubildung der Delegiertenversammlung neu bestellt. 2 Die Mitglieder bleiben bis zur Einführung des neuen IT-Rates im Amt.

§ 7
Arbeitsweise des IT-Rates

( 1 ) Der IT-Rat wird von seiner oder seinem Vorsitzenden geleitet; sie oder er wird aus der Mitte des IT-Rates zu Beginn der Synodalperiode gewählt und bleibt bis zur Einführung einer oder eines neuen Vorsitzenden im Amt[5].

( 2 ) 1 Die Sitzungen des IT-Rates finden nach Bedarf, mindestens jedoch sechsmal im Jahr statt. 2 Die Tagesordnung wird im Benehmen mit der Geschäftsbereichsleitung und der IT-Dezernentin oder dem IT-Dezernenten aufgestellt. 3 Die Einladung mit den wesentlichen Unterlagen soll zwei Wochen vor dem Sitzungstermin versandt werden. 4 Eine Sitzung muss einberufen werden, wenn dies von wenigstens einem Drittel der Mitglieder, vom Kollegium des Landeskirchenamtes oder der Kirchenleitung unter Angabe der Gründe beantragt wird.

( 3 ) 1 Die IT-Geschäftsleitung wird in der Regel in beratender Funktion zu den Sitzungen des IT-Rates eingeladen. 2 Weitere sach- und fachkundige Personen können durch den IT-Rat hinzugezogen werden.

§ 8
Zuständigkeit des IT-Rates

( 1 ) Der IT-Rat bereitet die Beschlüsse der IT-Delegiertenversammlung vor und ist in allen Fällen zuständig, in denen nichts anderes vorgeschrieben ist.

( 2 ) Der IT-Rat ist zuständig für

1. die Festlegung der IT-Design-Prinzipien,

2. die Festlegung der einheitlichen IT-Lösungen sowie die Genehmigung sonstiger IT-Lösungen gemäß dem ITG,

3. die Genehmigung von Projekten der IT.EKvW,

4. die Beratung von Make-or-buy-Entscheidungen der Geschäftsleitung,

5. die Entscheidung über Verträge mit einem Volumen von über 50.000 Euro (Einkauf, Dienstleistungen u.a.),

6. außerplanmäßige Aufwendungen und Investitionen,

7. die Anregung von Prüfaufträgen an das Landeskirchenamt (vgl. § 2 IV 2 RPG),

8. die Anregung von IT-technischen und IT-prozessualen Revisionen an die IT-Delegiertenversammlung,

9. die Beratung des Haushaltsplanentwurfs und Abstimmung mit dem ständigen Finanzausschuss,

10. die Empfehlung über die Höhe der Umlagen und der Entgelte im Rahmen des Haushalts,

11. die Errichtung und Schließung von Standorten,

12. die Führung eines Leistungskatalogs in Abstimmung mit der IT-Delegiertenversammlung.

( 3 ) Dem IT-Rat obliegt die Fachaufsicht über die Geschäftsleitung.

§ 9
Geschäftsleitung

( 1 ) 1 Die Geschäftsleitung besteht aus bis zu drei Personen und leitet die IT.EKvW in organisatorischer, personeller, fachlicher und wirtschaftlicher Hinsicht. 2 Wenn die Geschäftsleitung aus mehreren Personen besteht, ist ein Vorsitz zu bestimmen. 3 In der Umsetzung der inneren Organisation soll die IT.EKvW die hierfür bereitstehenden Dienstleistungen des Landeskirchenamtes (insbesondere in den Bereichen Personal- und Finanzverwaltung) annehmen. 4 Die Geschäftsleitung kann sich eine Geschäftsordnung im Einvernehmen mit dem IT-Rat geben.

( 2 ) 1 Die Geschäftsleitung ist für den Dienstbetrieb der IT.EKvW nach den Weisungen des IT-Rates und den Richtlinien der IT-Delegiertenversammlung verantwortlich. 2 Die Geschäftsleitung vertritt die IT.EKvW im Rechtsverkehr.

( 3 ) Die oder der Vorsitzende der Geschäftsleitung bereitet die Sitzung der IT-Delegiertenversammlung in Abstimmung mit deren Vorsitzender oder Vorsitzendem vor.

( 4 ) Die Geschäftsleitung bereitet die Sitzungen des IT-Rates im Benehmen mit der oder dem Vorsitzenden des IT-Rates und mit der IT-Dezernentin oder dem IT-Dezernenten vor.

( 5 ) Die Geschäftsleitung berichtet dem IT-Rat regelmäßig in Textform; insbesondere wenn bei Ausführung der Gewinn- und Verlustplanung erfolgsgefährdende Risiken zu erwarten sind.

§ 10
Festlegung und Genehmigung von IT-Lösungen

Der IT-Rat legt in den gesetzlich vorgesehenen Fällen im Einvernehmen mit dem Kollegium des Landeskirchenamtes einheitliche IT-Lösungen gemäß der Richtlinie der IT-Delegiertenversammlung fest.

§ 11
Finanzierung

( 1 ) 1 Die IT.EKvW ermittelt den für ihren Betrieb erforderlichen Finanzbedarf nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen. 2 Die Gewinn- und Verlustplanung (Erfolgsplanung), der geplante Investitionshaushalt sowie die mittelfristige Finanzplanung werden mit dem Landeskirchenamt vor Beschlussfassung beraten und mit dem ständigen Finanzausschuss abgestimmt.

( 2 ) Außerplanmäßige Aufwendungen und Investitionen, die nicht aus Finanzmitteln der IT.EKvW finanziert werden können, sind im gesetzlich vorgesehenen Verfahren zu beantragen.

( 3 ) Die IT.EKvW deckt den ermittelten Finanzbedarf vorrangig durch Entgelte und Umlagen der in der Delegiertenversammlung vertretenen Körperschaften sowie nachrangig durch Zuweisungen.

( 4 ) 1 Die Festlegung der jährlichen Entgelte und Umlagen erfolgt im Rahmen des Beschlusses des Haushaltsplans (der Gewinn- und Verlustplanung). 2 Deren Berechnung richtet sich nach den gesetzlichen Grundsätzen.

§ 12
Ordnungsänderung, Evaluation

( 1 ) 1 Ordnungsänderungen werden von der IT-Delegiertenversammlung mit einfacher Mehrheit aller Stimmen vorgeschlagen und werden durch die Kirchenleitung beschlossen. 2 Vor einer Änderung sind die Kreissynodalvorstände und das Landeskirchenamt mit einer Beratungsfrist von mindestens zwei Monaten anzuhören. 3 Anregungen und Bedenken aus dem Anhörungsverfahren sind abzuwägen, das Ergebnis ist den Kreissynodalvorständen und dem Landeskirchenamt bekannt zu geben.

( 2 ) Diese Ordnung ist unter Zuziehung der Berichte externer Revision der IT.EKvW und der Berichte der Rechnungsprüfung zur IT.EKvW spätestens im fünften Jahr der Geltung zu evaluieren.

( 3 ) 1 Die IT-Delegiertenversammlung kann mit einer Mehrheit von zwei Drittel des verfassungsmäßigen Mitgliederbestandes die Kirchenleitung auffordern, die Fortführung der IT.EKvW zu prüfen. 2 Die IT-Delegiertenversammlung ist über das Ergebnis der Prüfung zu informieren.

§ 13
Übergangsregelungen und Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am 1. Januar 2023 nach Beschluss der Kirchenleitung und Veröffentlichung im Kirchlichen Amtsblatt der Evangelischen Kirche von Westfalen in Kraft.

Anlage gemäß § 1 Absatz 1 Satz 3
Regelung der Befugnisse

IT Geschäftsleitung

IT-Rat

IT-DV

StFA

Kollegium

Kirchenleitung

Landessynode

IT-Strategie

IT-Strategie

Entwurf

Beratung

Vorschlag

Anhörung

Beschluss

Richtlinien zur Umsetzung der Strategie/ Technisches Zielbild

Vorschlag

Zustimmung

Beschluss

Anregung von technischen Revisionen in der IT-DV

Vorschlag

Beschluss

Haushaltsplanung/Finanzen

Haushalt

Vorschlag

Zustimmung

Beschluss

Zustimmung

Anhörung

Zustimmung

Bestätigung

Umlagen/
Entgelte

Vorschlag

Zustimmung

Beschluss

Zustimmung

Anhörung

Zustimmung

Bestätigung

Verträge
> 50.000 Euro

Beschluss

Zustimmung mittels Dienstanweisung

Make-or-buy-Entscheidungen

Beschluss

Zustimmung mittels Dienstanweisung

Außerplanmäßige Aufwendungen und Investitionen

Vorschlag

Zustimmung

Zustimmung

Anhörung

Beschluss

Anregung von Prüfaufträgen an das Landeskirchenamt nach RPG

Vorschlag

Beschluss

Einheitliche IT-Lösungen

Festlegung der einheitlichen Bereiche i. S. d. IT-Gesetzes

Entwurf

Beratung

Vorschlag im Benehmen mit Kollegium

Vorschlag im Benehmen mit IT-Rat

Beschluss

Richtlinien zur Festlegung von einheitlichen IT-Lösungen/ z. B. technische Anforderungen

Entwurf

Vorschlag

Beschluss

Festlegung IT-Design-Prinzipien

Vorschlag

Beschluss

Bestimmung der inhaltlichen Anforderungen an einheitliche IT-Lösungen/„Digitalisierungsvorschlag“

Kenntnisnahme

Kenntnisnahme

Beschluss

Festlegung der einheitlichen IT-Lösungen nach Prüfung der „technischen Machbarkeit“ durch IT.EKvW

Vorschlag

Beschluss im Einvernehmen mit Kollegium

Beschluss im Einvernehmen mit IT-Rat

Festlegung sonstiger IT-Lösungen

Durchsetzung einheitlicher IT-Lösungen (reaktive Aufsichtsmaßnahmen)

Vorschlag

Anhörung

Beschluss

Organisation

Einstellung, Entlassung Geschäftsleitung, 1. Führungsebene

Beschluss (gegenüber Dezernentin/ Dezernent durch Präses)

Entlastung Geschäftsleitung

Errichtung und Schließung von Standorten

Vorschlag

Beschluss

Fachaufsicht über Geschäftsleitung, § 8 Absatz 3

Beschluss

Dienstaufsicht über Geschäftsleitung

Beschluss (gegenüber Dezernentin/ Dezernent durch Präses)

Überprüfung von Entscheidungen und Maßnahmen der IT.EKvW

Anhörung

Vorschlag

Beschluss

Satzungsänderungen (Anhörung KSV erforderlich)

Entwurf

Beratung

Vorschlag

Anhörung

Beschluss

[1]

Nr. 858.

[2]

Nr. 80.

[3]

Nr. 858.

[4]

Nr. 858.

[5]

Abweichend von § 7 Absatz 1 zweiter Halbsatz hat die Kirchenleitung den nach Geschäftsverteilungsplan für die IT.EKvW zuständigen Dezernenten zum Vorsitzenden des IT-Rates bestimmt. Auf Grund dessen Berufung zum IT-Vorstand hat die Kirchenleitung den theologischen Vizepräsidenten in den Vorsitz berufen.